Thuiswerken is voor veel mensen dagelijkse kost geworden sinds de uitbraak van COVID-19. Vanaf maart moesten we veel werkgewoontes aanpassen of zelfs overboord gooien. En nieuw gedrag ontpopte zich tot een gewoonte. De rode draad in het afgelopen jaar was: hoe blijven we verbonden met onze klanten, onze collega’s, onze werkgever? In de eerste lockdown ontstond na de eerste schok van de crisis versneld een vaste interne communicatiestructuur. Mensen kwamen elkaar minder of niet meer in de wandelgangen tegen. En teams spraken elkaar alleen online. Dus moesten organisaties wel aan de bak met hun interne communicatie. Soms bewust, soms onbewust.


60% van de werkgevers verwacht dat we ook na het corona-tijdperk deels op afstand blijven werken. Organisaties verschuiven nu dus echt naar een hybride organisatie: medewerkers werken thuis én op kantoor. Hoog tijd om interne communicatie bewust op de kaart te houden. Hoe zorg je ervoor dat dat effectief en doelgericht is en blijft? En welke kanalen zet je hiervoor in?

De doorstroom van informatie die essentieel is voor het bedrijf speelt hierbij een belangrijke rol.
Het gaat om binden, boeien en samenwerken. En natuurlijk om de emotionele affiniteit met je collega’s en het bedrijf. De volgende stappen om dit te kunnen realiseren zijn hierbij erg belangrijk:

  • Richten en sturen: koers en strategie
  • Taken en instructie: werk uitvoering en instructies
  • Binden en boeien: betrokkenheid, erkenning en waardering
  • Samenwerken en kennisdelen: vermenigvuldigen van kennis/brainstormen


Richten en sturen

Richten en sturen werd voor COVID-19 al vaak in een intranet omgeving aangeboden, bijvoorbeeld middels strategie- en koersdocumenten die toegankelijk waren via het intranet.

Zorg ervoor dat je de informatie digitaal blijft delen, zodat het echt top-of-mind blijft bij je medewerkers. Dit kan door middel van digitale meetings, maar maak ook de (bijbehorende) documenten ten alle tijden inzichtelijk voor iedereen. Creëer daarbij ook de mogelijkheid om feedback te geven. Zo blijf je in dialoog met je medewerkers en kun je de kwaliteit blijven verbeteren.


Taken en instructie

Taken en instructies werden voor COVID-19 al breed omarmd, via interne tools zoals een eigen intranet, Teams, Azure, JIRA of andere projectmanagement software. Daarnaast kunnen belangrijke kwaliteitsdocumenten via het intranet centraal toegankelijk worden gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan protocollen en behandelinstructies voor zorgpersoneel.


Binden en boeien

Meer dan ooit is het van belang om via online kanalen mensen te enthousiasmeren en betrokken te houden, met human interest in het achterhoofd. Een belangrijk aspect hierbij is om te controleren of het bestaande intranet al over de benodigde functionaliteiten beschikt. Laat medewerkers zelf aan het woord, bijvoorbeeld in een online magazine. Maar onderzoek tegelijkertijd ook waar de behoefte ligt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan video’s: iemand is zichtbaar, korte vlogs zijn leuk om naar te kijken, een foto van de dag maakt het contact weer even 'persoonlijk'. Door medewerkers zelf verhalen te laten vertellen, persoonlijk en gerelateerd aan deze tijd, creëer je verbondenheid. Ook de mogelijkheid om te posten en reageren op nieuwsartikelen of het beschikbaar stellen van een community kunnen enorm bijdragen aan online betrokkenheid en human interest.

Belangrijk hierbij is natuurlijk wel dat medewerkers gemotiveerd worden om verhalen te delen. De adoptiewaarde kan verhoogd worden middels online trainingen in bijvoorbeeld Teams of Zoom.


Samenwerken en kennisdelen

Samenwerking en kennisdeling kan plaatsvinden via Microsoft Teams met een integratie met Microsoft Sharepoint als Document Management Systeem. Hierdoor creëer je een omgeving waar je samen met je collega’s kan werken in documenten en digitaal kan overleggen. Bij kennisdeling binnen de organisatie moet je denken aan berichten posten, het reageren op berichten en het samenwerken in groepen.


Hoe begin ik met goede online interne communicatie?

Stimuleer online samenwerking! Maak een duidelijk overzicht van je interne communicatiekanalen en geef duidelijk aan waar men de informatie kan vinden. Maak vervolgens vanuit de bestaande situatie een duidelijk plan van aanpak, zodat werken op afstand net zo effectief en efficiënt wordt als werken op locatie.

Succesvol transformeren naar een hybride organisatie?

We vertellen je graag alles over de mogelijkheden!
LimeScape.Form.MandatoryFields