Vilans is een van de 29 Nederlandse publieke kennisorganisaties. Zij bieden zorgprofessionals in langdurige zorg de juiste kennis op de juiste plek, persoonlijk en op maat. Daarbij doet Vilans doorlopend onderzoek naar de wensen van zorgprofessionals rondom kennisverspreiding.

De vraag

Uit een van de onderzoeken van Vilans bleek dat een zorgprofessional dagelijks heel veel applicaties moet gebruiken om het werk te kunnen doen; gemiddeld wel zeventien! Dat varieert van cliëntdossiers tot tijdschrijf-applicaties en medicatiedatabases. Maar ook het portaal met 500 protocollen, die uitleggen hoe bepaalde zorgtaken verricht moeten worden. Vilans schrijft deze KICK protocollen sinds 30 jaar en houdt ze actueel n.a.v. wet- en regelgeving en feedback uit de dagelijkse praktijk. De KICK protocollen zijn een begrip, zowel bij de 300.000 zorgprofessionals als bij MBO- en HBO opleidingen.

Er was één maar... Het protocollenportaal paste niet meer bij de wensen en eisen van de moderne zorgprofessional. Mobiel waren de protocollen nauwelijks te lezen, het vinden van een protocol was lastig en de redactie had veel werk aan het beheren van de protocollen. Ook kwamen er vanuit zorginstellingen en opleidingsinstituten veel vragen over integraties met leeromgevingen en andere portalen. Daarom vormde Vilans een visie hoe de protocollen en andere applicaties over 5-10 jaar geïntegreerd zullen zijn in de werkdag van de zorgprofessional.

“De zorgprofessional gaat met één applicatie op pad, die de cliënt en zijn behandeling centraal stelt. De zorgprofessional heeft een digitale assistent in zijn binnenzak heeft. Alle relevante applicaties zijn op één platform aangesloten en de zorgprofessional kan de data en content uit deze applicaties inzien of aangereikt krijgen via verschillende kanalen.”


Vilans stippelde de route uit om te komen tot die toekomstdroom en stelde diverse partijen de vraag: “Help ons een Minimal Viable Product (MVP) te realiseren van een gebruiksvriendelijke en toekomstproof protocollenapplicatie, die we doorlopend kunnen testen bij onze doelgroep”.

Uit een grondig selectietraject koos Vilans voor TrueLime. Vanwege onze duidelijke technische visie en adviezen, maar juist ook vanwege het vertrouwen dat Vilans kreeg door de aanpak, contactmomenten en functionele inbreng.

vilans desktop website


De aanpak

Onze teams lopen warm voor een project als dit: meebouwen aan de ontwikkeling van een betekenisvol, technisch vernieuwend product, waar de eindgebruiker écht centraal staat. We deelden de vraag van Vilans in twee stukken op. Een Sprint Zero als gedegen voorbereiding en de Ontwikkelfase. Tijdens de Sprint Zero werkten we direct met de scrum-meetings, zodat we konden aan het scrummatig samenwerken, om en om op locatie in Utrecht en Breda.


De oplossing

We startten met een kennismaking met Vera en Chantal, de fictieve persona’s die Vilans eerder ontwikkelde. Deze staan symbool staan voor de zorgprofessionals die dagelijks in het verpleeghuis of de thuiszorg werken. Zij willen snel opzoeken hoe het actuele protocol eruit ziet van de handeling die zij moeten verrichten. Met hen in het achterhoofd ontwierpen we vanuit de belangrijkste toptaken een siteflow, het geraamte voor het nieuwe portaal. Daarna werkten we de belangrijkste functionaliteiten en schermen uit in zwart-wit wireframes. Gaandeweg integreerden we het design in de wireframes. Hierdoor kon de projectgroep van Vilans zich nog beter inbeelden hoe de applicatie zou gaan werken. En met deze ‘wiredesigns’ onder de arm kon de Productowner het land in om haar productvisie uit te leggen en de ideeën te toetsen bij echte Vera’s en Chantals.

De protocollen bestaan al 30 jaar en zijn in al die tijd qua vorm en opzet eigenlijk nooit aangepast. Maar wat destijds goed werkte, past niet meer bij de manier waarop we nu werken en leren. We riepen daarom het motto “Kondo je Content” in het leven; de bezem er doorheen! De complexe hoofdstukindeling brachten we terug naar 30 onderwerpen, met daaronder de protocollen. Daarnaast worden de protocollen helemaal herschreven op taalniveau B1. Ook hebben we een nieuwe structuur en interactie voor de werkinstructies opgezet, die het beheren van protocollen makkelijker maakt voor de Vilans-redacteuren. Zij zijn voor ons ook een belangrijke doelgroep!

De wiredesigns en de nieuwe contentstructuur smolten samen in de nieuwe mobile first designs. Omdat er technisch gezien een goede basis gelegd moest worden voor de toekomst, hebben we met Vilans een toekomstproof architectuur opgezet.

Al deze ingrediënten hebben we samengevat in een roadmap met daarbij een uitgewerkte backlog. Na zes weken rondden we Sprint Zero af. Vilans was te spreken over het resultaat en de samenwerking verliep zo prettig, dat de beslissing snel genomen was om samen verder te gaan. We startten daarom aansluitend de realisatie van de applicatie.

vilans mobiele app


Het resultaat

We hebben met deze Sprint Zero een gedegen basis gelegd voor het Minimal Viable Product van het nieuwe protocollen portaal. We leverden in nauwe samenwerking een mobile first design, een nieuwe site structuur én nieuwe protocollenstructuur, getoetst bij de doelgroep. Daarnaast een roadmap en productbacklog die al uitgewerkt was voor de eerste 2 sprints. Maar net zo belangrijk, we hebben elkaar in deze Sprint Zero goed leren kennen en een gemeenschappelijke taal ontwikkeld. Hierdoor konden we in de eerste ontwikkelsprint met een vliegende start aan de slag!


Meer weten? Wij nemen graag contact met je op!

LimeScape.Form.MandatoryFields