Op weg naar een succesvolle digitale werkomgeving, waar begin je?


Allereerst geloven we dat een succesvolle digitale werkomgeving alleen kan ontstaan door:

  • Samen een duidelijke specifieke visie en strategie neer te zetten voor deze omgeving voor je organisatie, maar ook vooral gedragen door de organisatie
  • De gebruikers centraal te stellen, en ze te betrekken bij het neerzetten van de visie en strategie. Maar zorg ook dat ze zich thuis voelen door een voorkant (design) op maat te maken (er is niet 1 intranet voorkant die bewezen werkt voor elke organisatie)
  • Goed na te denken over het ontsluiten en integreren met jullie bestaande systemen. Wij maken aan de start van elk nieuw proces een helder en totaal overzicht van een (bestaand) technisch landschap, wat de basis vormt voor de nieuwe oplossing
  • Het inzetten van een product dat al veel functionaliteiten standaard beschikbaar heeft, en wat kan functioneren als een soort ‘schil’. Dit zorgt voor een vliegende start en tevens een mooie basis om vanuit verder te werken
  • Uitgangspunt is ook om zoveel mogelijk gebruik te maken van de omgeving en tools die de organisatie zelf al tot zijn beschikking heeft

Het intranet anno nu, wat is dat eigenlijk?

Bij de huidige intranetten zien we veel dezelfde functionaliteiten die gebruikt worden. De top-5 van de meest gebruikte functionaliteiten is als volgt :


  1. Nieuwsberichten bekijken
  2. Belangrijke documenten bekijken (kwaliteitsdocumenten/HR/protocollen)
  3. Berichten plaatsen (liken, reageren: interactie)
  4. Collega’s zoeken (eventueel op basis van kenmerken/expertises)
  5. Overzicht van externe applicaties met tevens een link naar deze applicaties
Van onze klanten, maar ook vanuit de markt horen we ook veel dezelfde frustraties met betrekking tot deze functionaliteiten: 

  • Veel en vaak inloggen in verschillende systemen 
  • De (belangrijkste) informatie is niet op een centrale plek terug te vinden 
  • Het Intranet is niet overal toegankelijk (tijd/locatie) 
  • Het terugvinden van documenten is een uitdaging en ook het opslaan van documenten is lastig  

Van intranet naar digitale werkplek

Als we kijken naar de evolutie van het ‘klassieke’  intranet naar een volwaardige digitale werkplek, dan kunnen we dat onderscheiden in 5 fases: 

  1. Het klassieke intranet wat gericht is op informatie en communicatie. Denk aan nieuwsberichten, documenten en een smoelenboek 

  2. Het -wat we meestal- sociale intranet noemen. Denk aan een activity stream zoals Facebook en LinkedIn. Hier ontstaat veel meer interactie doordat gebruikers berichten kunnen plaatsen, reageren en liken 

  3. In deze fase wordt de rest van het applicatielandschap ook al meer in kaart gebracht waarbij je toegang hebt tot andere/meerdere applicaties zonder opnieuw te hoeven inloggen (een belangrijke verbetering volgens veel Intranet-gebruikers) 

  4. De volgende stap is een virtuele ruimte waar je met een team elkaar spreekt, ziet en samenwerkt aan bijvoorbeeld documenten en projecten .

  5. In fase 5 is alles helemaal toegespitst op de gebruiker en zijn of haar specifieke rol/functie. Daarnaast gaat de digitale werkplek door middel van Kunstmatige Intelligentie (AI) de gebruiker op een slimme manier ondersteunen in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden en taken 

Wat is dan precies het intranet van de Toekomst?


Maar wat is nu eigenlijk zo’n intranet van de Toekomst? Misschien klinkt het wat onwennig en ‘ver van je bed’. Maar er is al veel meer mogelijk dan je denkt. Vanuit een centraal systeem kun je bijvoorbeeld denken aan de volgende mogelijkheden: 

  • De communicatiemedewerker die met een collega in 1 document samenwerkt
  • Een dokter die samen met een patiënt op een tablet informatie doorneemt
  • Een Thuiszorgmedewerker die via een smartwatch in- of uit kan klokken na een patiëntenbezoek 
  • Een Assistent die heel gemakkelijk en snel specifieke informatie op kan zoeken, en ‘on the spot’ kan delen
Hoe dit precies in zijn werk gaat is het beste uit te leggen aan de hand van onderstaande afbeelding, waarbij we de Zorg als specifiek voorbeeld hebben genomen: 
De kern is je digitale werkplek, je eigen, persoonlijk informatie hub: Het blauwe blok. Deze hub wordt gevoed met informatie en data uit allerlei verschillende systemen zoals bijvoorbeeld Office 365, Microsoft Teams, een urenregistratie tool, EPD en welke andere relevante tools verder noodzakelijk zijn. Dit zijn de groene blokken in de afbeelding. 

Je persoonlijke informatie hub wordt gevoed door allerlei mensen in verschillende rollen, dit zie je terug in de oranje blokken. Iedereen heeft een specifieke informatiebehoefte en zal ook precies die informatie zien die voor hem of haar relevant is. Ook is deze informatie helemaal afgestemd op een specifieke doelgroep. 

In het geval van een digitale werkplek wordt ook vaak een portaal geïmplementeerd. Dat portaal is je connectie met de buitenwereld, zodat je makkelijk je contacten buiten je eigen organisatie kunt onderhouden. Tevens zorgt dit ervoor dat de mensen van de organisaties waar je mee samenwerkt gemakkelijk relevante informatie kunnen vinden. Deze weergave zie je terug in de grijze blokken onder ‘portal’. 

Wat zijn de belangrijkste zaken om rekening mee te houden?  



Kies een oplossing waarbij de focus ligt op je thuis voelen
One-size fits all bestaat niet, elke organisatie heeft een omgeving nodig die naadloos aansluit bij en past je bestaande digitale platform. Een eigen look-and-feel zorgt voor meer aansluiting en beleving bij de gebruikers.


Zorg dat alle informatie en kennis binnen je organisatie vindbaar is in plaats van doorzoekbaar​
Kies voor een architectuur die aansluit bij je huidige digitale landschap, en zorg dat alle tools en applicaties die al worden gebruikt het uitgangspunt vormen voor de nieuwe oplossing.


Zet technieken in die het werk makkelijker maken en intuïtief houden​
Kies voor een centrale digitale werkplek, op deze manier hoeven gebruikers niet onnodig veel energie te stoppen in de werking of het opzoeken van de juiste applicaties of documenten.​


Om elke medewerker zo optimaal mogelijk te ondersteunen zorgen wij ervoor dat alles zó intuïtief is dat iedereen er gemakkelijk mee overweg kan. Alleen op deze manier gaat een digitale werkplek echt werken, en blijft er meer tijd over voor belangrijke zaken zoals procesverbetering, optimale service verlenen aan je klanten of kwalitatief betere zorg geven.


Het Intranet van de Toekomst is nu al mogelijk, en wij helpen je er graag mee!

Meer weten over TrueLime als digitale partner?

Een nieuw platform voor Radboudumc

"Het bijzondere van ons project is dat het iedereen binnen de organisatie raakt. Honderden afdelingen en organisatieonderdelen zijn betrokken, en allemaal hadden ze hun eigen wensen. De kunst was om een platform te ontwikkelen dat aan al deze wensen tegemoet kon komen. Daarvoor hebben we nu een goede basis gelegd."

Bruno van de Laar - Senior Adviseur