TrueLime leverde voor kennisorganisatie Vilans in nauwe samenwerking een mobile first design, nieuwe sitestructuur én protocollenstructuur.

Vilans
In een hechte samenwerking met Vilans, een van de 29 Nederlandse publieke kennisorganisaties, zijn we aan de slag gegaan om het werken met protocollen makkelijker en effectiever te maken. Het doel van Vilans is zorgmedewerkers te voorzien van de juiste kennis op het juiste moment. De kennis wordt voor de zorgprofessionals op maat gemaakt. Om de kennis te maken doet Vilans o.a. doorlopend onderzoek naar alle ins en outs die in de zorgwereld leven. Daarnaast  ontwikkelt het al 25 jaar zorgprotocollen voor en met zorgprofessionals. Deze protocollen leggen uit hoe een zorgprofessional bepaalde zorgtaken moet verrichten. Het was voor TrueLime een mooie uitdaging om met deze ideale partner een nieuw protocollenportaal op te bouwen.
 
Het probleem en de doelstelling
In het voortraject hebben we onze Essential Sprint ingezet en kwamen er een aantal belangrijke aandachtspunten naar voren waar we in de ontwikkeling van het nieuwe protocollenportaal rekening mee wilden houden. Als eerste het feit dat zorgprofessionals veel verschillende applicaties gebruiken bij het verlenen van de zorg, gemiddeld wel zeventien per dag! Denk aan het ophalen van cliëntdossiers uit een ECD, het bekijken van medicatiedatabases en het registraties invoeren in o.a. tijdschrijf-applicaties. Daarnaast: de grote hoeveelheid protocollen (ongeveer 500 en evenzoveel achtergrondinformatie-stukken).
Het draait uiteindelijk niet om applicaties of protocollen, maar om de cliënt en het verzorgen van hen. De tijd die de zorgverlener kwijt is aan het raadplegen van de werkwijze van een bepaalde handeling, kan niet worden besteed aan de zorg zelf.
Eenvoudige toegang tot de protocollen, die je gebruiksvriendelijk kunt raadplegen. Niet alleen op een pc of laptop, maar ook op een telefoon of tablet. En waar mogelijk ook integraties met ECD’s en intranetten. Dat was de missie. Zoals je nu misschien wel aanvoelt; het werken met apps en met protocollen kon een stuk efficiënter. Dat is belangrijk.
Zoals in de case over de Essential Sprint te lezen is, kregen we vanuit Vilans de volgende doelstelling mee:
‘De zorgprofessional gaat met één applicatie op pad, die de cliënt en zijn behandeling centraal stelt. De zorgprofessional heeft een digitale assistent in zijn binnenzak. Alle relevante applicaties zijn op één platform aangesloten en de zorgprofessional kan de data en content uit deze applicaties inzien of aangereikt krijgen via verschillende kanalen.’
 
Samenwerking
Zoals altijd, werkten we ook voor dit project volgens de Agile Scrum-methode. Elke twee weken, de duur van een sprint, werd een nieuwe werkende functionaliteit opgeleverd. Om de samenwerking te bevorderen, werkte de product owner van Vilans elke woensdag bij ons op het kantoor in Breda. Op deze manier kon het ontwikkelteam snel afstemmen, prioriteiten bepalen en toetsen of elke functionaliteit toegevoegde waarde heeft voor de zorgprofessional.  Natuurlijk zorgde deze manier van werken ook voor een grote hoeveelheid onderlinge betrokkenheid, plezier en een gezamenlijke gedrevenheid om het best mogelijke resultaat neer te zetten.

 
Realisatie
Het best mogelijke resultaat neerzetten is het hele traject de missie geweest, vanaf het begin. Daarbij was het belangrijk om scherp op het netvlies te krijgen en houden voor wie het protocollen portaal werd gebouwd. ‘De zorgprofessional’, wie is dat nou eigenlijk? We hebben veel gehad aan de fictieve persona’s die Vilans eerder ontwikkelde vanuit het programma “Kennisinfrastructuur langdurige zorg”. Twee van deze persona’s waren een verpleegkundige en een uitvoerend zorgprofessional. Deze persona’s hebben de namen ‘Vera’ en ‘Chantal’ gekregen. Hun belangrijkste wens: snel bij het juiste en actuele protocol komen. Ook moet een protocol zelf makkelijk op hoofdlijnen te lezen kunnen zijn en moet er ingezoomd kunnen op details, waar dat nodig is. Dit zie je terug in een heel rustige vormgeving, een makkelijke navigatie en een centrale zoekbox.
Tijdens de ontwikkeling is het portaal ook regelmatig in de praktijk getoetst bij zorgprofessionals. Dit werd bijvoorbeeld gedaan tijdens regiobijeenkomsten en relatiebeheergesprekken. Toen het Minimal Viable Product was gerealiseerd, zijn er 2 dagen uitgebreid gebruikersonderzoeken gedaan. Zorgprofessionals van alle leeftijden toetsten op eigen laptops en telefoons een wat er goed werkte en welke verbeteringen nog doorgevoerd konden worden. Deze verbeteringen zijn daarna uiteraard meegenomen in de doorontwikkeling.
Een wens van Vilans was dat het portaal ook goed bruikbaar is door mensen met een visuele beperking. In de ontwikkeling is rekening gehouden met eisen uit de WCAG (richtlijnen voor toegankelijkheid) en de werking is getoetst via een separaat gebruikersonderzoek in samenwerking met Koninklijke Visio.
Inmiddels heeft het portaal jaarlijks meer dan een kleine miljoen gebruikers en wordt het meest bekeken protocol bijna 125.000 keer per jaar bekeken.