Octopus kent veel verschillende varianten in koppelingen met verschillende DMS’en. De laatste jaren zijn dit name StUF koppelingen en wordt nu nu druk ontwikkeld aan de ZGW API. De werking is over het algemeen gelijk:

  • Een dossier wordt aangemaakt in het DMS (bijvoorbeeld een nieuw binnengekomen bezwaar)
  • Octopus herkent het dossier, en biedt het aan bij een medewerker.
  • De medewerker bepaalt of het inderdaad een Octopus dossier wordt
  • Na het aanmaken van het Octopus dossier, wordt de zaak verder in Octopus behandeld
  • Ieder document wordt automatisch opgeslagen in het DMS (alleen in het DMS).
  • Ieder document krijgt automatisch de juiste meta data
  • Op dossierniveau kan zaakinformatie in het DMS worden geschreven (Status e.d.)
  • Indien een nieuwe stuk via het DMS wordt toegevoegd (vervolgpost) krijgt de behandelaar binnen Octopus een notificatie

Na afsluiten van het dossier worden gegevens op de vernietigingsdatum zowel in Octopus (meta data) als in het DMS (documenten) vernietigd.

De Octopus Suite Juridisch: Grip op zaken!

De Octopus Suite bestaat uit een aantal componenten die de laatste jaren zijn ontwikkeld als toevoeging aan het basisproduct Octopus. Het basisproduct van Octopus noemen we hier voor het gemak “Octopus behandelaar”. Octopus is immers ontstaan uit de behoefte om het werk van een behandelaar van complexe zaken te ondersteunen.
Meer over de Octopus Suite

Bekijk ons werk

Gemeente Rotterdam

Een wereld vol mogelijkheden

Parkeerbeheer Bergen op Zoom

Octopus bij Parkeerbeheer BOZ

"Er wordt stukken minder geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald. In 2017 werden er bijna 12.000 bezwaarschriften, zo'n 2.800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is echt veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.”

Jet van Loenen - Stafmedewerker en Functioneel Beheerder Gemeente Rotterdam

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Heb je vragen, behoefte aan meer informatie of wil je gewoon een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan snel contact met ons op! We vertellen je graag meer over wat wij voor jullie kunnen betekenen.
LimeScape.Form.MandatoryFields