Het Octopus Portaal is ontwikkeld om met andere afdelingen binnen de eigen organisatie die niet zijn aangesloten op Octopus, documenten te kunnen uitwisselen. Primair wordt dit nu ingezet binnen het bezwaar proces om de onderliggende stukken op te halen bij de afdeling die het primaire besluit heeft genomen waar het bezwaar over gaat.

Er is bewust gekozen voor een laagdrempelige toegang zonder beheer van “externe gebruikers”. Maar door het alleen beschikbaar te stellen binnen de eigen organisatie, met een (niet leesbare) link te kunnen benaderen die via een e-mail wordt verstuurd.

Verzoek om stukken

Het proces van het portaal begint bij het verzoek aan een andere afdeling om onderliggende stukken van een primair besluit dat is genomen door deze specifieke afdeling.

Bij het registreren van een bezwaar wordt al in Octopus vastgelegd wanneer het primaire besluit is genomen en door welke afdeling. Hierdoor kan Octopus met één druk op de knop een automatische e-mail genereren aan de betreffende afdeling met het verzoek om de stukken behorend bij besluit X voor datum Y aan te leveren via het portaal. De inhoud van de e-mail wordt één keer door een functioneel beheerder vastgelegd. Deze wordt vervolgens door Octopus aangevuld met de specifieke gegevens van de betreffende zaak en automatisch verzonden. Deze email ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

e-mail octopus zaaksysteem

Na het klikken op de link, wordt het portaal geopend:
octopus portaal verzoek

In het vlak “Opmerkingen” linksboven kunnen eventuele extra opmerkingen die bij de zaak zijn vastgelegd worden weergegeven.
In het witte vlak ernaast worden de gegevens van de indiener van het bezwaar getoond (nu verwijderd i.v.m. privacy) en over welke besluit het precies gaat.
In het onderste vlak kunnen de betreffende stukken worden ingesleept. Nadat alle stukken compleet zijn is er de ruimte om een opmerking in te typen. Na het drukken op “Bevestigen en versturen” krijgt de behandelaar van de zaak in Octopus een notificatie dat er stukken zijn aangeleverd. De behandelaar kan de stukken inzien, en pas na “akkoord” worden de stukken ook daadwerkelijk aan het Octopus dossier toegevoegd.

Automatische e-mails en rappellering

Normaal gesproken zouden de stukken natuurlijk netjes binnen de gestelde termijn worden aangeleverd. Maar stel dat dit een keer niet zou gebeuren, dan kent het portaal een automatische rappel functie. Deze is instelbaar en kan op basis van een ingestelde termijn automatisch een rappel mail sturen Bijvoorbeeld eerst 2 dagen voordat de termijn verloopt, en nogmaals als de termijn verlopen is.

Het nazenden van extra stukken

Ook aan de kant van de afdeling die de stukken aanlevert zou een stuk “vergeten” kunnen zijn. Door op het linkje in de email te klikken kom je weer in het juiste dossier binnen het portaal, en kan er nog een stuk worden toegevoegd door op deze link te klikken:
zaaksysteem portaal verzoek
Dit resulteert in een nieuwe “aanlevering” in het linker menu. De gebeurtenissen binnen het dossiers worden hier op chronologische wijze getoond.
zaaksysteem portaal nazending

Het publiceren van documenten

Wanneer er vanuit Octopus een document wordt aangemaakt dat interessant is voor de betreffende afdeling, dan kan dit document gepubliceerd worden via het portaal. Hiermee voorkom je dat medewerkers belangrijke document gaan mailen met als gevolg dat later niet meer bekend is wie welke documenten in een mailbox heeft staan. Documenten die volgens de wet na een bepaalde termijn eigenlijk vernietigd moeten worden.
Een publicatie vanuit het portaal geeft weer een item in de historie van het dossier in het portaal.
zaaksysteem portaal publicatie

Het document kan op het portaal worden ingezien.

Het automatisch opruimen van gesloten dossiers

Na het afhandelen van de zaak, wordt op basis op basis van de ingestelde tijd het portaal voor dit dossier automatisch afgesloten. Op deze manier wordt voorkomen dat dossiers te lang inzichtelijk blijven, en worden de dossiers netjes binnen de gestelde vernietigingstermijnen ook daadwerkelijk vernietigd.

Procesinrichting

Richt ieder gewenst zaaktype in volgens uw eigen werkproces.
Denk bijvoorbeeld aan:

  • Bezwaar
  • Beroep
  • Voorlopige voorziening
  • Wob verzoeken
  • Klachten

De Octopus Suite Juridisch: Grip op zaken!

De Octopus Suite bestaat uit een aantal componenten die de laatste jaren zijn ontwikkeld als toevoeging aan het basisproduct Octopus. Het basisproduct van Octopus noemen we hier voor het gemak “Octopus behandelaar”. Octopus is immers ontstaan uit de behoefte om het werk van een behandelaar van complexe zaken te ondersteunen.
Meer over de Octopus Suite

Bekijk ons werk

Gemeente Rotterdam

Een wereld vol mogelijkheden

Parkeerbeheer Bergen op Zoom

Octopus bij Parkeerbeheer BOZ

"Er wordt stukken minder geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald. In 2017 werden er bijna 12.000 bezwaarschriften, zo'n 2.800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is echt veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.”

Jet van Loenen - Stafmedewerker en Functioneel Beheerder Gemeente Rotterdam

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Heb je vragen, behoefte aan meer informatie of wil je gewoon een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan snel contact met ons op! We vertellen je graag meer over wat wij voor jullie kunnen betekenen.
LimeScape.Form.MandatoryFields