Octopus heeft een archief en vernietigingsmodule waarmee dossiers secuur volgens de archiefwet vernietigd worden. Per proces kunnen de vernietigingstermijn worden ingesteld. Deze kunnen ook afhankelijk van het resultaat van een zaak verschillen. Bijvoorbeeld een “ingetrokken” zaak hoeft minder lang bewaard te worden dan een gegronde zaak.
Ieder jaar kan een vernietigingslijst aangemaakt worden, en na akkoord worden de dossier vernietigd. Octopus houdt ook rekening met zaken die een mogelijk openstaand vervolg hebben (Hoger beroep n.a.v. een beroep) en zorgt dat die zaken juist niet vernietigd worden.
Na het vernietigen van zaken wordt ook een controle gedaan of de gerelateerde personen van deze zaken misschien ook uit het systeem verwijderd kunnen worden mits er geen andere lopende zaken in het systeem aanwezig zijn. Op die manier blijft de data geschoond en worden geen onnodige gegevens bewaard.


Bekijk hier alle functionaliteit van Octopus

Suites

Suite Juridisch

voor het verwerken van o.a. Bezwaar en Beroep, Klachten en WOB verzoeken

Suite Zorg

voor het ondersteunen van vertrouwenspersonenwerk